Informatiehuishouding van Jan Steen
Bron: https://www.cultuur.nl/
Op 12 april publiceerden de Raad voor het openbaar bestuur (Rob) en de Raad voor Cultuur (RvC) een gezamenlijk advies aan minister Bussemaker, getiteld Het puberbrein van de overheid: Informatiebeheer in ketensamenwerking. Wat behelst het advies, en gaat het de langverwachte aandacht van de overheden brengen voor hun eigen informatiebeheer?
Digitalisering van informatie stelt de informatiehuishouding van de overheid voor grote problemen. Die conclusie dringt zich op uit de imposante lijst rapporten en adviezen sinds midden jaren 2000. Begin 2005 was er het rapport van de Rijksarchiefinspectie (inmiddels opgegaan in de Erfgoedinspectie), Een dementerende overheid. Daarin werd de vrees geuit dat er gaten gaan vallen in het geheugen van de overheid als zij met ‘digital born’ informatie, bijvoorbeeld ambtelijk e-mailverkeer, niet bewuster omgaat. Veel digitaal geproduceerde beleidsstukken en databestanden maken geen deel uit van de archiveringsprocessen. Bovendien moeten digitale bestanden, anders dan papieren archieven, van tijd tot tijd geconverteerd worden naar nieuwe standaarden om raadpleegbaar te blijven. Niet eens de erfgoedwaarde, maar vooral de verantwoordingsfunctie stond in dit advies centraal.
Informatie op orde
Een jaar later reageerde het ministerie van OCW met Informatie op orde. Daarin erkende de Rijksoverheid het geschetste probleem, en wel in drieërlei opzicht. Voor de eigen bedrijfsvoering, beleidsvorming en -uitvoering; voor de verantwoordingsplicht jegens burgers en politiek; en voor toekomstige generaties (erfgoed). Het ministerie benadrukte bovendien dat overheidsinformatie voor iedereen goed vindbaar en toegankelijk moet zijn.
‘Er is in de hele overheid, van hoog tot laag, sprake van een groot en structureel gebrek aan bewustzijn, aandacht en kennis ten aanzien van het belang van informatie, informatiemanagement en informatiebeheer.’
– Raad voor Cultuur & Raad voor het openbaar bestuur
Naast een sluitend informatiebeheer zouden er dus ook eisen gesteld moeten worden aan (her)vindbaarheid en openbaarheid van de betreffende informatie. Openbaarheid was al een issue sinds de Wet openbaarheid van bestuur (‘de Wob’ uit 1991, binnenkort mogelijk opgevolgd door de Wet open overheid/Woo), maar werd nog eens bekrachtigd met een advies van de Rob uit 2012, Gij zult openbaar maken. En sinds vorig jaar de Wet hergebruik van overheidsinformatie in werking is getreden, hebben met name bibliotheken en musea er een nieuwe verplichting bij. Informatie en data die met publiek geld zijn vervaardigd en waarop geen eigendomsrechten rusten, dienen zij in principe ter beschikking te stellen aan wie er maar om vraagt.
Informatie in ketens
Je zou denken dat er in het afgelopen decennium forse stappen zouden zijn gezet in het op orde brengen van de informatiehuishouding, op papier en digitaal. De Erfgoedinspectie waarschuwde eind 2015 in het rapport Onvoltooid digitaal echter dat er nog veel te doen is. En wie het nieuwste advies van RvC en Rob leest, komt helemaal van een koude kermis thuis. Al in het voorwoord valt te lezen ‘dat het informatiebeheer bij de overheid op dit moment nog grote tekortkomingen heeft. Er wordt stelselmatig te weinig en te laat nagedacht over de informatieafhankelijkheid die samenwerking in ketens met zich meebrengt.’
Met dat laatste is de raison d’être van dit nieuwste advies benoemd. Of het al niet erg genoeg is dat overheidslichamen flinke steken laten vallen in hun eigen informatiehuishouding, komt daar nog bij dat zij samen, in ketens, verantwoordelijk zijn voor beleidsvoorbereiding en -uitvoering. Om dat enigszins goed te laten verlopen dienen zij onderling informatie uit te wisselen. En ja, als het informatiebeheer in eigen huis al niet goed is, gaat er in de uitwisseling natuurlijk ook het een en ander mis. Of zoals in de samenvatting van het advies te lezen is: ‘Wanneer overheden in ketens samenwerken met elkaar en met maatschappelijke partijen kan gebrekkig informatiebeheer erg hinderlijk zijn. Alle grote problemen waarmee de overheid op dit gebied te kampen heeft, spelen in ketens extra op. De onderlinge afhankelijkheden maken informatiebeheer in ketens complex en vergroten de risico’s bij fouten of wanbeheer’ (p. 9). Om daarop te laten volgen dat de informatiehuishouding van de overheid op een puberbrein lijkt: volop in de groei, maar het laat nog flinke steken vallen bij zaken als onthouden, organiseren en controleren. Met als voor de hand liggend bewijsstuk de gang van zaken rond de ontnemingsschikking met Cees H., beter bekend als ‘het bonnetje van Teeven’.
bedrijf (zzp) en site van Frank Huysmans, bijzonder hoogleraar Information Society en onderzoeker/adviseur in media, informatie en communicatie. 