Als je de mission statements van bibliotheken mag geloven, zijgt de samenleving zonder deze tempels van kennis en cultuur ineen. Maar er is ten minste één ding waar bibliotheekmensen hopeloos falen: bestuurlijke drukte verminderen.
Dat komt weer doordat ze zo ontzettend dol zijn op het optuigen van besturen. Of Raden van Toezicht. Met een klankbordgroep dan wel Raad van Advies aan de zijlijn. Vooral in momenten van reorganisatie. De bestuurlijke verantwoordelijkheden moeten dan goed worden belegd. Bij projectgroepen die verantwoording verschuldigd zijn aan op zijn minst twee commissies. De Commissie Primair Proces kijkt of de inhoudelijke taken goed belegd worden in de nieuwe structuur. De Commissie HRM begeleidt de organisatorische en personele consequenties. En uiteraard moeten die twee commissies met elkaar afstemmen in een Overlegplatform. Mochten in dat platform de stemmen staken, dan is er altijd nog een Commissie van Wijzen, bij voorkeur een oneven aantal, die knopen kan doorhakken.
Je mag hopen dat als de reorganisatie is voltooid ook al die commissies, raden en platforms worden opgedoekt. Maar dikke kans dat er een restje commissie verzelfstandigd wordt, voorzien van een fraai acroniem.
Moet de overkill aan organisaties en reorganisaties verhullen dat men niet goed weet hoe het inhoudelijk verder moet?
Zo bezien is de aanstaande integratie van het Sectorinstituut Openbare Bibliotheken (SIOB) en Bibliotheek.nl (BNL) in de Koninklijke Bibliotheek (KB) een trendbreuk. Twee organisaties minder! Bij de splitsing van de ‘oude’ Vereniging van Openbare Bibliotheken in VOB-nieuwe stijl, SIOB en BNL grapte scheidend VOB-directeur Jan-Ewout van der Putten dat er maar liefst drie directeuren nodig waren om hem op te volgen. Als de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen door de beide Kamers komt, moet de omgekeerde weg worden bewandeld.
Soms denk ik wel eens dat de overkill aan organisaties en reorganisaties moet verhullen dat men eigenlijk niet goed weet hoe het inhoudelijk verder moet. De verleiding is groot om de onzekerheid te bestrijden door een fusie, een splitsing of het optuigen van weer een nieuwe organisatie. Dat is ook wel iets heel Nederlands, dat geloof in de zuiverende of zelfs helende kracht van reorganiseren. Het is het geloof in de maakbare samenleving drie punt nul. Comfortabel verhullend dat er inhoudelijk wat moet veranderen.
Heeft er iemand al nagedacht over de vraag hoe een organisatie als de KB, bevolkt door professionals die er vrij weinig feeling mee hebben, het openbaar bibliotheekwerk straks moet gaan aansturen? De focus ligt nu begrijpelijkerwijs op het netjes managen van het integratieproces. Doch als het bij bestuurlijk navelstaren blijft, kun je nu al voor 2015 de clash tussen de KB en de VOB uittekenen. Je kunt de namen voor de Commissie van Wijzen die dat conflict in 2016 vlot moet gaan trekken alvast met potlood noteren. En hun advies (2017): afsplitsen maar weer, dat openbare bibliotheekwerk. Of wat er dan nog van over is.
Deze column verscheen in Informatieprofessional, jaargang 17 nummer 7, 26 september 2013
Posted by Frank Huysmans on 26 september 2013 | Posted in beleid, columns, opinie | Tagged bureaucratisering, openbare bibliotheken, reorganisatie
|
‘Oh, East is East, and West is West, and never the twain shall meet…’ De bekende dichtregel van Kipling zette zich in mijn hoofd vast toen ik het artikel over de digitale vrijdenkers in het laatste Bibliotheekblad uit had (Prioriteitstelling digitale bibliotheek onder vuur, door Eddy Kielema, jrg 17 nr 3, pp 20-23).
Formalistisch
In dat artikel (niet online beschikbaar bij Bibliotheekblad maar wel hier) komen enkele digitale vrijdenkers in bibliotheekland aan het woord: Joost Heessels, Esther Valent, Jeroen de Boer en Edwin Mijnsbergen. Zij plaatsen kritische noten bij huidige ontwikkeling van de landelijke digitale bibliotheek. Innovatieve ideeën voor de bibliothecaire dienstverlening ontmoeten weinig enthousiasme bij de organisaties die voor een landelijke doorbraak van die ideeën zouden kunnen zorgen: VOB, SIOB, BNL en misschien mogen we de samenwerkende PSO’s er ook bij rekenen. Niet dat de landelijke organisaties tegen innovatie zijn. Wel stellen ze zich (met uitzondering van BNL-manager Hans van Dijk) in het artikel nogal formalistisch op. De VOB stelt zich op het standpunt dat zij niets doet wat niet door haar leden in de commissies of de algemene ledenvergadering is ingebracht.
Waarom verschuilen bibliotheekorganisaties zich achter verenigingsprotocollen en business cases? Waarom pakt men de goede ideeën niet gewoon op en gaat ermee aan de slag?
Als mensen goede ideeën hebben, kunnen zij proberen bibliotheekdirecteuren voor hun plannen te winnen onder het motto: ‘het gaat niet om gelijk hebben, maar om gelijk krijgen’ (aldus VOB-woordvoerder Francien van Bohemen). Die kunnen het dan bij de branchevereniging op de agenda zetten. Lotte Sluyser, directeur van de bibliotheek Haarlem, voegt daaraan toe dat een initiatief als het weer op poten zetten van digitale vraagbeantwoording voor bibliotheken gebaat is bij een formelere aanpak. Schrijf een businessplan om directies voor je plan te winnen, adviseert Sluyser.
Groot, nieuw, overtreffend
Mij komt het voor dat de bibliotheken en hun branchevereniging zich er daarmee te makkelijk van afmaken. Om niet te zeggen dat ze de discussie liever mijden. De digitale voortrekkers proberen duidelijk te maken dat het verzeild raken in overlegstructuren en businessplannen bij innovaties juist niet productief is. Zoals Edwin Mijnsbergen het in het betreffende artikel stelt: “Als je meteen gebruikmaakt van de gratis software die overvloedig beschikbaar is en gewoon begint met een aantal mensen die willen en mogen, dan bereik je een groot deel van je doelen ook, maar dan veel sneller en goedkoper”. Zijn kritiek en ongenoegen betreffen de neiging die er bestaat in Nederland bibliotheekland om gelijk iets groots, nieuws en overtreffends te gaan maken, liefst met veel overlegpartijen en een externe opdrachtnemer (want een IT-ontwikkelproject is niet iets dat de bibliotheken zelf kunnen doen). Uitkomst van het proces is dan meestal dat het eigenaarschap weer teruggebracht moet worden naar de branche zelf, met alle moeilijkheden en weerstanden van dien.
Ik heb dezelfde ervaring als Edwin. Toen ik nog bij het SIOB werkte, heb ik meermalen het idee geopperd dat ik ook recentelijk nog eens heb gepost op 1825dagen.nl (ook een mooi voorbeeld van een verfrissend initiatief trouwens). Binnen enkele uren kwam per Twitter een bericht dat er al aan gewerkt wordt en dat er binnenkort een overleg zou plaatsvinden met, jawel, tien betrokken partijen. Sindsdien niets meer van gehoord.
Belangenjungle
Waar zijn de betrokkenheid en het lef gebleven? Waarom verschuilen bibliotheekorganisaties zich achter verenigingsprotocollen en business cases? Waarom moeten alle mogelijk geïnteresseerde partijen er vanaf moment één bij betrokken worden in een overlegplatform? Waarom pakt men de goede ideeën niet gewoon op en gaat er lean and mean mee aan de slag?
Ik kan een paar redenen bedenken. Bibliotheekdirecties hebben het te druk met bezuinigingsdiscussies en reorganisaties om nog energie over te hebben voor discussies over vernieuwingen en internetvrijheid. Goed mogelijk, maar dan zouden ze juist hun koepel ertoe moeten bewegen de dingen te doen die moeten gebeuren. Van haar kant zou de VOB ook eens actief kunnen peilen hoe de leden staan tegenover het oppikken en in de praktijk omzetten van initiatieven en innovaties.
Tweede reden: de bibliotheeksector hangt teveel van belangen aan elkaar die in vergadercircuits tegen elkaar moeten worden uitgeruild. Je nek uitsteken is in zo’n belangenjungle meestal niet de verstandigste strategie. Vragen om een kant-en-klare business case (in plaats van die te laten uitwerken in de eigen organisatie door mensen die meer ervaring en affiniteit hebben met business cases dan de innovatoren zelf – dat heet arbeidsdeling) is een veiliger route. Komt het uitgewerkte plan er wel, dan kijk je ernaar en steek je er geld in als je er iets in ziet. Slaagt het, dan ben je in de sector het mannetje of vrouwtje. Mislukt het, dan kun je altijd zeggen: vreemd en jammer, want de business case zat goed in elkaar. Komt het plan er niet, nog beter, verder geen gedoe. Ik ben bang dat dit de waarschijnlijkere verklaring is.
Binnensmonds gemompelde adhesie
Laten we wel wezen: is een business case echt nodig bij een initiatief over bijvoorbeeld informatievrijheid, of mag het ook gewoon actie zijn? Toen Jeroen de Boer en Edwin Mijnsbergen OpenBibliotheken startten, heb ik het meteen gesteund en de blauwdruk voor het manifest geschreven. 
Dat het in de sector tot niet meer heeft geleid dan wat binnensmonds gemompelde adhesiebetuigingen vind ik onbestaanbaar. Over de hele aardbol maken bibliothecarissen zich druk om informatie- en internetvrijheid. De IFLA maakt zich er sterk voor, de ALA en nog een behoorlijk aantal nationale bibliotheekkoepels. Ze doen dat niet alleen omdat ze het abstracte ideaal aanhangen. Ze doen het misschien nog wel meer omdat het in het belang is van bibliotheken zelf. De afgelopen jaren heb ik talloze strategienota’s en beleidsplannen voorbij zien komen (van de VOB en van bibliotheken zelf) die beginnen met het citeren van de eerste alinea’s van het IFLA/UNESCO-manifest over de openbare bibliotheek. Daarin wordt de openbare bibliotheek een schepper van ‘een essentiële voorwaarde voor levenslang leren, onafhankelijke besluitvorming en culturele ontwikkeling van individuen en maatschappelijke groeperingen’ genoemd, onder verwijzing naar het belang van ‘vrije toegang tot kennis, wetenschap, cultuur en informatie’.
Het belang van informatievrijheid onderschrijven als het de eigen organisatie goed uitkomt, maar zelf niet in actie komen als die informatievrijheid onder druk staat. Sterker: als je je werk als bibliotheek niet meer goed kunt doen omdat het auteursrecht het niet toestaat e-books uit te lenen zonder toestemming van de rechthebbenden. 
Als je op het web vrij beschikbare pdf’s niet in je eigen catalogus kunt opnemen, omdat dat volgens de wet aan een nieuwe openbaarmaking gelijkstaat (‘ook verschenen als online resource’). Ik weet niet wat een belangenvereniging anders zou moeten doen dan meteen actie ondernemen. Zeker op een moment dat haar leden gebukt gaan onder het bezuinigen en reorganiseren. Wie weet komen dan ook, net als in het gedicht van Kipling, oost en west uiteindelijk weer nader tot elkaar.
Posted by Frank Huysmans on 28 maart 2013 | Posted in beleid, opinie | Tagged bureaucratisering, informatievrijheid, innovatie
|
bedrijf (zzp) en site van Frank Huysmans, bijzonder hoogleraar Information Society en onderzoeker/adviseur in media, informatie en communicatie. 